Auteurs et affiliations : Quelques recommandations

Plusieurs métadonnées sont particulièrement importantes à renseigner. Le référencement des auteurs ainsi que leurs affiliations en font partie. Voici quelques recommandations utiles à connaitre afin de renseigner correctement vos publications

1. Ordre et formes des auteurs :

- Lors d’un dépôt, tous les auteurs mentionnés dans le fichier doivent être présents dans les métadonnées ; placés dans le même ordre et selon le modèle Prénom-Nom. En effet, il est important de ne pas laisser les initiales des prénoms afin de désambiguïser son identité avec de potentiels homonymes.

- L’ordre des auteurs permet quant à lui une meilleure citation du document.

2. Regrouper toutes ses formes auteurs :

Il peut arriver que votre prénom et votre nom soient renseignés sous différentes formes dans les dépôts qui vous concernent, mais vous pouvez gérer toutes ces identités. En effet, vous avez la possibilité de créer un "idHAL" et de regrouper sous celui-ci toutes les formes auteur qui vous sont associées. Pour connaître l’ensemble des formes auteur qui vous sont associées, vous pouvez consulter le référentiel auteur sur le site Auréhal.

Une fois cet identifiant créé, il est important de systématiquement se référencer avec afin de retrouver toutes vos publications sur HAL..

3. S'affilier à partir de son Équipe-Projet Inria :

Il est impératif de vous affilier au niveau de votre équipe projet et non de votre centre Inria. En effet, ces informations sont fondamentales pour les rapports d'activités annuels et des rapports d'évaluation à 4 ans. Si vous ne renseignez pas correctement vos affiliations, vos publications ne seront pas attachées à celles de votre équipe de recherche. Pour connaître le code de votre structure, rendez-vous sur Aurehal.

Nous vous recommandons également de définir votre affiliation comme métadonnée par défaut pour tous vos dépôts (sauf si vous prévoyiez de déposer d’anciennes publications qui ne sont pas liées à votre affiliation actuelle). Pour cela, rendez-vous dans « Mon Profil », choisissez « Mes préférences » et sélectionnez « oui » dans « Affilier automatiquement les auteurs à chaque nouveau dépôt ». Pour plus d'information vous pouvez consulter la documentation du CCSD.

N'hésitez pas à nous contacter en passant par le helpdesk.